Facturación electrónica

As facturas, en xeral, e as facturas electrónicas, en particular, están reguladas polo Real Decreto 1619/2012, do 30 de novembro, polo que se aproba o Regulamento polo que se regulan as obrigacións de facturación. Este Regulamento establece as normas que deben cumprir obrigatoriamente as facturas, tanto en papel como electrónicas. 
Nel regúlanse aspectos como:

• Obrigación de expedir factura.
• Tipos de facturas: completa ou ordinaria e simplificada.
• Expedición por terceiros.
• Contido da factura.
• Requisitos das facturas: lexibilidade, autenticidade e integridade.
• Especificidades da factura electrónica.
• Prazos.
• Outras facturas: recapitulativa, duplicados, rectificativas.
• Réximes especiais.
• Conservación. 

Todas as facturas, sexan electrónicas ou en papel, deben garantir:

• A lexibilidade da factura.
• A autenticidad da orixe da factura (é dicir, garantir a identidade do obrigado á súa expedición e do emisor da factura, que poden ser a mesma persoa).
• A integridade do contido da factura (é dicir, garantir que o seu contido non foi modificado).

No caso da factura electrónica, a lexibilidade facilítaa o programa informático que a crea ou recibe. 

A autenticidade e a integridade pódense garantir de diversas formas:

• Mediante sinatura electrónica avanzada baseada nun certificado recoñecido.
• Mediante intercambio electrónico de datos EDI.
• Mediante outros medios que as persoas interesadas comuniquen á Axencia Estatal de Administración Tributaria con carácter previo á súa utilización e sexan validados por esta.
• Mediante os controis de xestión usuais da actividade empresarial ou profesional do suxeito pasivo, sempre que permitan crear unha pista de auditoría fiable que estableza a necesaria conexión entre a factura e a entrega de bens ou prestacións de servizos que esta documenta.

Convén distinguir dous tipos fundamentais de factura electrónica: a factura electrónica con formato estruturado e a factura electrónica con formato non estruturado. 

Ambas son documentos electrónicos susceptibles de seren transmitidos mediante redes de comunicacións electrónicas, como Internet. A diferenza estriba en que o formato estruturado facilita o seu tratamento automatizado mentres que o non estruturado non o facilita.

Facturas en formato estruturado 

As facturas en formato estruturado conteñen datos e poden ser xeradas automaticamente polos sistemas informáticos de facturación do emisor e ser tramitadas de forma igualmente automatizada polos sistemas informáticos de pago e contabilidade do receptor. Exemplos de formatos estruturados son os que utilizan a linguaxe XML (como UBL ou Facturae), EDIFACT, etc.

Facturas en formato non estruturado 

As facturas en formato non estructurado consisten esencialmente nunha imaxe, o que implica que o seu procesamento para poder ser introducidas nos sistemas informáticos do receptor require unha intervención manual ou un proceso custoso que non adoita estar completamente automatizado, como o recoñecemento óptico de caracteres (OCR). Entre estas temos as facturas en papel dixitalizadas e os ficheros PDF. 

Beneficios específicos da factura electrónica son:

• Acurtar os ciclos de tramitación, incluído o cobro.
• Reducir erros humanos.
• Eliminar custos de impresión e envío postal.
• Facilitar un acceso máis rápido, áxil e fácil ás facturas almacenadas.
• Reducir drasticamente o espazo necesario para a súa almacenaxe.
• Mellorar o servizo ao cliente.
• Eliminar o consumo de papel e o seu transporte, co consiguinte efecto positivo sobre o medio ambiente.
• Facilitar a loita contra a fraude.
• Subsumir a factura nos sistemas informáticos empresariais, mellorando drasticamente a súa xestión.
• e (isto é o máis importante) contribuír á modernización da economía e ao desenvolvemento da Sociedade da Información.

Os beneficios económicos derivados da automatización do proceso da factura superan aos aforros en impresión e envío postal. Por iso, o máximo beneficio potencial realízase mediante o emprego de facturas electrónicas con formato estruturado, aínda que hai escenarios onde non se materializan estes beneficios, como o caso de facturas destinadas a persoas físicas. 

Estes beneficios, con todo, non poderán materializarse se non se superan importantes retos. Cómpre destacar os seguintes: 

• A súa adopción pola Pequena e Mediana Empresa (PEME), que constitúe o segmento máis importante do tecido empresarial español e europeo.
• A súa aceptación pola cidadanía; a súa implantación nas Administracións públicas; e a interoperabilidade dos sistemas de facturación electrónic1a que permita o seu uso na interrelación comercial tanto dentro como a través das nosas. fronteiras.